Suomen tietosuojalaki (5.12.2018/1050) määrittelee edellytykset henkilötietojen käsittelylle akateemista ilmaisua ja tutkimusta varten ja saattaa rajoittaa joitakin rekisteröidyn oikeuksia yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) nojalla.

4 Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: itse, huutokauppakamareista, väestörekisteristä, viranomaisilta, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muista vastaavista luotettavista lähteistä.

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattuja tarkoituksia varten henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja huutokauppataloilta, taideteosten nykyisiltä tai entisiltä omistajilta, viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavien lakien ja asetusten rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automatisoidusti.

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja lähipiirirekisterin yhteydessä: 

Lähipiirin perustiedot, kuten nimi, sosiaaliturvatunnus ja asema yhteisössä

Perheenjäsenet kuten puoliso tai lapset

Valvonta ja siihen liittyvät tiedot kuten yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, määräysvallan ja vaikutusvallan perusteet.

Lähipiiriliiketoimien kohde ja osapuolet

Muut mahdolliset rekisterin käytön kannalta tarpeelliset tiedot.

5 Mistä saamme tiedot?

Henkilötiedot kerätään periaatteessa rekisteröidyltä itseltään. Rekisteriä ylläpidetään lähipiiri-ilmoitusten perusteella. Lähipiiri-ilmoituksen täyttämistä koskeva pyyntö lähetetään lähipiirille kerran vuodessa.

6 Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Voimme luovuttaa henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Lähipiirirekisterin tiedot luovutetaan tilintarkastajille ja julkaistaan säätiön vuosikertomuksessa lain edellyttämällä tavalla.

Käytämme IT-hallinnointiin alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme. Olemme varmistaneet henkilötietojen suojan tekemällä alihankkijoiden kanssa tietosuojasopimukset henkilötietojen käsittelystä. Esimerkiksi tietojärjestelmän, jota käytämme luettelon luomiseen ja ylläpitoon, tarjoaa ulkopuolinen palveluntarjoaja, jonka hallinnoimalla ja suojatulla palvelimella henkilötiedot säilytetään.

Kun vierailet verkkosivustollamme, IP-osoitteesi ja selaimen tiedot saatetaan luovuttaa evästeiden avulla kolmannen osapuolen palveluntarjoajille ja siirtää myös EU:n/ETA:n ulkopuolelle näiden palvelujen yhteydessä. Näissä tapauksissa varmistamme, että tiedonsiirroissa käytetään asianmukaisia GDPR:n mukaisia suojatoimia. Lue lisää evästekäytännöstämme osoitetulla sivulla. Muutoin henkilötietoja ei siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

Käyttämämme IT-järjestelmät ja pilvipalvelut voivat mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta esimerkiksi teknisen tuen tapauksessa. Jos henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, varmistamme, että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämiin suojatoimenpiteisiin, kuten EU:n komission vakiosopimuslausekkeisiin.

7 Miten suojaamme tiedot ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöoikeus on vain niillä työntekijöillämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot ovat lukituissa tiloissa, ja niihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tallennamme taideteosten omistajatiedot osana luettelon ylläpitoa. Jos olet antanut meille yksiselitteisen suostumuksesi, voimme julkaista omistajatietosi, jolloin voit milloin tahansa pyytää meitä poistamaan nämä tiedot julkisista rekistereistä. Muussa tapauksessa kaikki omistajatiedot pidetään ehdottoman luottamuksellisina.

Arvioimme säännöllisesti tietojen säilytystarpeen ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimista, joilla varmistetaan, että rekisteriin ei tallenneta yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoitus huomioon ottaen. Korjaamme tai poistamme tällaiset tiedot viipymättä.

Henkilötietojen säilyttäminen ja hävittäminen määräytyy sovellettavan lainsäädännön mukaan. Lähipiirirekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään 6 vuotta kirjaamispäivästä.

8 Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat rekisteriin tallennetut henkilötiedot ja oikeus vaatia tietojen oikaisemista tai poistamista. Jos sinulla on pääsy tietoihin, voit itse muokata niitä. Jos käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa tai muuttaa suostumustasi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen peruuttamista edeltäneen käsittelyn laillisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai vaatia sen rajoittamista ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Sinulla on myös oikeus vastustaa muita käsittelytoimia erityistilanteeseesi liittyvistä syistä, kun käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu. Pyyntösi yhteydessä sinun on yksilöitävä se erityistilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Voimme kieltäytyä vastustamispyynnöstä vain laillisin perustein.

Huomaa, että kun käsittelemme henkilötietojasi akateemisen ilmaisun perusteella, oikeuksiasi rekisteröitynä voidaan rajoittaa Suomen tietosuojalain (5.12.2018/1050) nojalla.

9 Keneen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä tietosuojakäytäntöä koskevat yhteydenotot ja pyynnöt on toimitettava kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) mainitulle henkilölle.

Katso myös evästekäytäntöä koskeva osio.